Hoe ga ik om met persoonsgegevens

Ik ga met persoonsgegevens aan de slag, hoe moet ik doet goed regelen?

Als je als ondernemer persoonsgegevens verwerkt heb je te maken met de privacywetgeving. Denk aan het bijhouden van het verkeer op je website. Maar ook inschrijvingen voor jouw nieuwsbrief, het verwerken van financiële gegevens voor facturen, offertes of beschikkingen, etc. Als je bedrijf niet aan de wet- en regelgeving voldoet, dan legt de Autoriteit Persoonsgegevens sancties op. Deze kunnen oplopen tot enkele miljoenen euro’s. Als het gaat om het werken met persoonsgegevens, is het essentieel om de juiste maatregelen te nemen om de privacy van individuen te beschermen en te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hier zijn enkele belangrijke stappen die je moet nemen om dit goed te regelen:

1. Inventariseer en documenteer: Begin met het inventariseren van welke persoonsgegevens je verwerkt, waarom je ze verwerkt en hoe je ze beveiligt. Documenteer dit in een register van verwerkingsactiviteiten. Dit overzicht geeft je inzicht in welke gegevens je verwerkt en helpt bij het nemen van de juiste maatregelen.
2. Rechtsgrondslag: Zorg ervoor dat je een geldige rechtsgrondslag hebt om persoonsgegevens te verwerken. Dit kan onder andere toestemming zijn, het uitvoeren van een overeenkomst, wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde belangen. Wees transparant naar betrokkenen over de rechtsgrondslag en informeer hen hierover in je privacyverklaring.
3. Privacyverklaring: Stel een privacyverklaring op waarin je uitlegt welke persoonsgegevens je verwerkt, met welk doel, hoe je ze beveiligt en met wie je ze deelt. Zorg ervoor dat deze verklaring duidelijk en begrijpelijk is voor betrokkenen.
4. Beveiligingsmaatregelen: Implementeer passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik. Denk aan het gebruik van sterke wachtwoorden, encryptie van gegevens, regelmatige updates van software en het beperken van toegang tot geautoriseerd personeel.
5. Gegevensbewaring: Stel een bewaartermijn vast voor de persoonsgegevens die je verwerkt. Houd je aan de wettelijke bewaartermijnen en verwijder of anonimiseer de gegevens wanneer ze niet langer nodig zijn.
6. Datalekken: Implementeer procedures om datalekken te detecteren, te melden en te onderzoeken. Documenteer en meld eventuele datalekken aan de relevante toezichthoudende autoriteit en betrokkenen binnen de wettelijk voorgeschreven termijnen.
7. Verwerkersovereenkomsten: Als je gebruikmaakt van externe partijen die persoonsgegevens namens jou verwerken, zoals een cloudprovider, zorg dan dat je een verwerkersovereenkomst hebt waarin afspraken worden vastgelegd over gegevensverwerking en beveiliging.
8. Privacy by Design en Privacy by Default: Implementeer privacyprincipes zoals Privacy by Design en Privacy by Default bij het ontwikkelen van nieuwe systemen of diensten. Dit houdt in dat je privacyoverwegingen integreert in je bedrijfsprocessen en standaard de hoogste privacyinstellingen hanteert.

Het is belangrijk om regelmatig je privacybeleid en -maatregelen te evalueren en bij te werken om ervoor te zorgen dat ze in overeenstemming zijn met de wet- en regelgeving. Raadpleeg een jurist gespecialiseerd in privacyrecht om ervoor te zorgen dat je de juiste stappen onderneemt en de privacy van persoonsgegevens waarborgt.

Wil jij een screening van de privacywetgeving laten uitvoeren? Groene Hart Juristen heeft de expertise in huis. Neem nu contact op.