Er kunnen heel veel verschillende redenen zijn waarom u uw medewerker(s) wil ontslaan.
De redenen die veel voorkomen zijn de volgende:
Het ontslag aanzeggen kan op verschillende manieren maar er zijn regels waaraan u zich moet houden.
Mogelijkheden voor ontslag zijn:
Hieronder zal ik ingaan op ontslag via het UWV.
Wilt u uw medewerker ontslaan maar komt u er samen niet uit, dan kunt u toestemming vragen bij het UWV om uw medewerker te ontslaan. U vraagt dan een ontslagvergunning aan. Om deze te krijgen moet u aantonen dat u genoeg heeft gedaan om ontslag te voorkomen en moet u het ontslag met redenen onderbouwen.
Wat moet u doen als u ontslag wil indienen?
Het UWV zal vervolgens beoordelen of uw ontslagaanvraag juist is en redelijk onderbouwd. Het UWV neemt hiervoor 4 tot 6 weken de tijd. De beslissing hierop wordt verstuurd naar uw medewerker en u. Tegen deze beslissing kunnen u en uw medewerker niet in beroep gaan.
Wat welke gegevens met er in de brief staan met de ontslagaanvraag
U zet de volgende gegevens in uw brief
Vervolgens
De onderbouwing van de redenen voor het ontslag zijn afhankelijk van de grond waarop u uw medewerker wil ontslaan. Hieronder ziet u een overzicht van het UWV welke formaliteiten u in acht moet nemen.
De werkgever kan ontslag aanvragen om een aantal redenen. Die kunnen bedrijfseconomisch van aard zijn of gelegen zijn in de persoon van de werknemer. Het UWV moet beschikken over volledige en adequate gegevens om een oordeel te kunnen geven over de aannemelijkheid van de door de werkgever aangevoerde reden(en) van het ontslag. Het antwoord op de vraag over welke gegevens het UWV moet beschikken om de ontslagaanvraag in behandeling te kunnen nemen, hangt af van de door de werkgever aangevoerde reden(en) van het ontslag. Worden meerdere ontslaggronden aangevoerd dan zullen deze gronden elk afzonderlijk onderbouwd moeten worden.
Als onderstaande gegevens (indien van toepassing) in een ontslagaanvraag zijn opgenomen, is de kans groot dat de ontslagaanvraag voldoende gegevens bevat om de ontslagprocedure te kunnen starten.
Let wel: het UWV kan altijd, afhankelijk van het concrete geval, om aanvullende informatie verzoeken alvorens de ontslagaanvraag in behandeling te nemen. Ook kan het zijn dat bepaalde informatie of bepaalde documenten in een concreet geval niet noodzakelijk zijn om een ontslagaanvraag te kunnen gaan behandelen.
Hierna wordt per ontslagreden aangegeven welke gegevens voor de onderbouwing van de ontslagaanvraag in het algemeen minimaal nodig zijn.
Ontslagaanvraag om bedrijfseconomische redenen
Als een ontslagaanvraag wordt ingediend om bedrijfseconomische redenen, moeten die redenen aannemelijk worden gemaakt. Er zijn verschillende bedrijfseconomische redenen.
Bijvoorbeeld: een slechte financiuële situatie, structurele werkvermindering, bedrijfsorganisatorische redenen, beëindiging van (een deel van) de bedrijfsactiviteiten, technologische veranderingen (bijvoorbeeld automatisering) of bedrijfsverhuizing.
Afhankelijk van de soort bedrijfseconomische reden zullen meer of minder financiële gegevens noodzakelijk zijn. Is er bijvoorbeeld sprake van een reorganisatie, dan moet worden aangegeven in hoeverre de onderneming er anders uit komt te zien. UWV beoordeelt de redelijkheid van de aangevoerde ontslaggrond.
Dit betekent dat:
1 aannemelijk moet zijn dat er inderdaad een bedrijfseconomische reden is voor het structureel vervallen van de arbeidsplaats(en);
2 de ‘juiste’ werknemer(s) moet(en) zijn voorgedragen voor ontslag (ontslagvolgorde, afspiegelingsbeginsel);
3 aannemelijk moet zijn dat er redelijkerwijs geen mogelijkheden zijn om de werknemer(s) te herplaatsen. De genoemde drie punten zullen onderbouwd moeten worden.
Ad. 1 Onderbouwing bedrijfseconomische redenen
Bij slechte financiële situatie
– de oorzaak van de slechte financiële situatie; benoem concreet waaruit de bedrijfseconomische noodzaak blijkt en verwijs naar specifieke posten/passages in de meegestuurde cijfermatige rapportages;
– een onderbouwing van het minimaal te bezuinigen bedrag op personeelskosten;
– andere genomen of te nemen kostenbesparende maatregelen.
Bij werkvermindering
Er zijn twee soorten werkvermindering:
Ad a. Acute werkvermindering
– de reden van de acute werkvermindering;
– een opgave van weggevallen omzet, project, opdracht of bepaald werk; uitleg dat deze werkvermindering structureel van aard is;
– de relatie tussen de werkvermindering en het vervallen van arbeidsplaatsen in juist deze functie(s);
– een uitleg hoe tot het aantal ontslagaanvragen is gekomen in relatie tot de werkvermindering.
Bij plotselinge omzetvermindering:
– Een cijfermatig overzicht van de ontwikkelingen in omzet, kostenposten en resultaten per maand over het afgelopen jaar en het huidige jaar;
– Een prognose van de gevolgen bij ongewijzigd en gewijzigd beleid voor ten minste de komende zes maanden.
Bij plotseling wegvallen van een project, opdracht of bepaald werk:
– Een schriftelijke bevestiging van de opzegging of het wegvallen van de werkzaamheden;
– De orderportefeuille en/of opgave van de aanwezige werkvoorraad;
– Een prognose van de orderportefeuille en/of verwachte nieuwe opdrachtgevers voor ten minste de komende zes maanden.
 Ad b. Geleidelijke werkvermindering
– de reden van de geleidelijke werkvermindering; uitleg dat deze werkvermindering structureel van aard is;
– de specifieke activiteiten waar het werk is verminderd;
– de relatie tussen de werkvermindering en het vervallen van arbeidsplaatsen in juist deze functie(s);
– een uitleg hoe tot het aantal ontslagaanvragen is gekomen in relatie tot de werkvermindering.
Bij organisatorische veranderingen, reorganisatie
– de reden om de organisatie te veranderen;
– de gevolgen voor de verschillende afdelingen;
– de gevolgen voor de aanwezige functies;
– de gevolgen voor het aantal arbeidsplaatsen per functie.
Bij technologische veranderingen
– de reden voor de technologische verandering, bijvoorbeeld automatisering, robotisering;
– de gevolgen als de veranderingen niet worden doorgevoerd (‘worst case scenario’);
– de gevolgen voor de verschillende afdelingen;
– de gevolgen voor de aanwezige functies;
– de gevolgen voor het aantal arbeidsplaatsen per functie.
Bij beëindiging van (een deel van) de bedrijfsactiviteiten
– de datum van de (gedeeltelijke) beëindiging;
– de reden van de (gedeeltelijke) beëindiging;
– eventuele herplaatsingsinspanningen;
– gedane inspanningen tot overname van (een deel van) de onderneming.
Bij bedrijfsverhuizing
– de (verwachte) datum van de verhuizing;
– de reden(en) van de verhuizing;
– het oude en het nieuwe adres;
– uitleg of alle werknemers een aanbod hebben gehad om op de nieuwe locatie verder te werken; geef aan wat de reactie daarop was.
Bij vervallen van (loonkosten) subsidie
– de datum waarop de (loonkosten) subsidie (gedeeltelijk) vervalt;
– uitleg welke inspanningen zijn gedaan om de subsidie te behouden;
– de reden waarom niet gevraagd kan worden de loonkosten zelf te dragen.
Ad. 2 Onderbouwing ontslagvolgorde (afspiegelingsbeginsel)
Uitgangspunt is dat aan vaste werknemers een grotere rechtsbescherming toekomt dan aan flexibele medewerkers. De aard van het dienstverband/arbeidsrelatie is daarmee een belangrijke factor bij de ontslagvolgorde. Dat betekent dat u eerst afscheid moet nemen van uw flexkrachten (bijv. uitzendkrachten, oproepkrachten en ingeleende medewerkers), de tijdelijke krachten van wie het contract binnen 26 weken eindigt en AOW-gerechtigden.
Voor het bepalen van de ontslagvolgorde bij ontslag om bedrijfseconomische redenen geldt het afspiegelingsbeginsel.
РDe afspiegelingsberekening wordt per categorie uitwisselbare functies gemaakt op basis van alle vaste en tijdelijke werknemers die op de peildatum binnen de bedrijfsvestiging in deze  functiecategorie werkzaam zijn.
– De flexkrachten en de AOW-gerechtigden blijven buiten de afspiegelingsberekening.
Bij toepassing van het afspiegelingsbeginsel:
van een andere bedrijfsvestiging, oproepkrachten/werknemers met een nul-uren contract, werknemers met een tijdelijk dienstverband en AOW-gerechtigden), voorzien van:
– namen;
– functies;
– geboortedata;
– data van indiensttreding;
– soort dienstverband en of betrokkene AOW-gerechtigde is.
– ingedeeld per categorie uitwisselbare functies;
– ingedeeld naar de leeftijdsgroepen 15-24 jaar, 25-34 jaar, 35-44 jaar, 45-54 jaar en 55 jaar tot AOW-gerechtigde leeftijd;
en voorzien van:
– namen;
– functies;
– geboortedata;
– data van indiensttreding;
– markering van de volgens het afspiegelingsbeginsel voor
ontslag voorgedragen werknemers.
Afwijkingen van het afspiegelingsbeginsel:
komt een goede arbeidsmarktpositie heeft.
Ad. 3 Ontbreken herplaatsingsmogelijkheid
De werkgever moet zich inspannen om de werknemer te herplaatsen als dit mogelijk is.
Het ontbreken van herplaatsingsmogelijkheden kan worden onderbouwd aan de hand van:
Indien de betrokken werknemer een arbeidshandicap heeft:
Ontslagaanvraag om persoonlijke redenen
Bij ontslag om persoonlijke redenen is er een situatie waarin de werknemer disfunctioneert, ernstige gewetensbezwaren heeft, nalatig is of verwijtbaar handelt, langdurig arbeidsongeschikt of
regelmatig/veelvuldig ziek is. Ook kan er tussen de werkgever en de werknemer een verstoorde arbeidsrelatie zijn ontstaan.
Bij disfunctioneren
– de datum sinds wanneer de werknemer de huidige functie heeft;
– een duidelijke omschrijving van de functie en/of het takenpakket van de werknemer;
– de punten waarop de werknemer niet voldoet aan de voor de functie gestelde eisen. Geef voorbeelden uit de praktijk;
– de oorzaak van het onvoldoende functioneren van de werknemer;
– uitleg of het onvoldoende functioneren mogelijk wordt veroorzaakt door ziekte of gebreken van de werknemer;
– uitleg over de tijdstippen en de wijze waarop de werknemer is aangesproken om zijn functioneren te verbeteren;
– de mogelijkheid om de werknemer over te plaatsen;
– uitleg of het onvoldoende functioneren te maken heeft met de arbeidsomstandigheden.
Bijvoorbeeld functionerings- en gespreksverslagen.
Bij ernstig gewetensbezwaar
– de reden waarom de werknemer het werk weigert te doen;
– de mogelijkheden om de werknemer over te plaatsen.
Als dit niet mogelijk is, leg dan uit waarom niet;
– de mogelijkheden om de functie van de werknemer aan te passen. Als dit niet mogelijk is, leg dan uit waarom niet;
Bij verwijtbaar handelen of nalaten
– voorbeelden van het gedrag van de werknemer die laten zien dat hij verwijtbaar handelt of nalaat;
– de reden waarom het handelen of nalaten kan worden toegerekend aan de werknemer;
– de reden waarom dit zo ernstig is, dat deze werknemer moet worden ontslagen;
– uitleg over de genomen maatregelen die de ernst van de situatie benadrukken. Bijvoorbeeld non-actiefstelling, gegeven waarschuwingen.
Bijvoorbeeld brieven, waarschuwingen en huisregels.
Bij verwijtbaar niet meewerken aan re-integratie
– de reden waarom de werknemer niet meewerkt;
– de reden waarom dit zo ernstig is, dat de werknemer moet worden ontslagen;
– uitleg over de maatregelen die zijn genomen voordat het ontslag is aangevraagd. Bijvoorbeeld waarschuwingen, stopzetten van de loonbetaling. Wat was de reactie van de werknemer hierop?
Bij verstoorde arbeidsrelatie
– de redenen waardoor de werkrelatie met de werknemer is verstoord;
– de gevolgen voor het werk;
– de pogingen die zijn gedaan om de werkrelatie met de werknemer te verbeteren;
– de redenen waarom verbetering van de werkrelatie met de werknemer niet meer mogelijk is;
– de mogelijkheden om de werknemer over te plaatsen.
Als dit niet mogelijk is, leg dan uit waarom niet.
 Bij langdurige arbeidsongeschiktheid
– de reden waarom de werknemer niet binnen 26 weken weer aan het werk kan;
– uitleg waarom er geen mogelijkheden zijn om de werknemer binnen 26 weken te herplaatsen, eventueel door (bij)scholing;
– de datum waarop de werknemer zich heeft ziek gemeld;
– uitleg of de poortwachtertoets van UWV al heeft plaatsgevonden.
Zo ja, wat is het resultaat?
(bij)scholing.
* Andere relevante stukken die actueel zijn en informatie geven over de arbeidsongeschiktheid, de herstelprognoseen de herplaatsingsinspanningen en -mogelijkheden.
Bijvoorbeeld:
– Probleemanalyse.
– Plan van aanpak en periodieke evaluatie/aanpassing daarvan.
– Re-integratieverslag.
Bij veelvuldig ziekteverzuim
– het percentage van het ziekteverzuim van de werknemer over de afgelopen drie jaar;
– het percentage van het gemiddelde ziekteverzuim op de afdeling waar de werknemer werkt van de afgelopen drie jaar;
– het percentage van het gemiddelde ziekteverzuim binnen het hele bedrijf van de afgelopen drie jaar;
– uitleg over de acties die zijn ondernomen om het ziekteverzuim van de werknemer tegen te gaan;
– uitleg hoe de verzuimbegeleiding is geregeld;
– uitleg of de werknemer binnen 26 weken weer normaal inzetbaar is; Waarop is dit gebaseerd?;
– uitleg waarom er geen mogelijkheden zijn om de werknemer binnen 26 weken te herplaatsen, eventueel door (bij)scholing;
– uitleg of het ziekteverzuim te maken heeft met een chronische ziekte van de werknemer;
– uitleg of het ziekteverzuim mogelijk te maken heeft met de arbeidsomstandigheden of de werkzaamheden van de werknemer;
– uitleg over de gevolgen van het veelvuldig ziekteverzuim van de werknemer voor het bedrijf. Geef duidelijke voorbeelden van deze gevolgen.
Bijvoorbeeld een rapport van de arbodienst, bedrijfsarts of deskundige waarin het vaak ziek zijn, de herstelprognose en de mogelijkheden voor aangepast of passend werk duidelijk worden gemaakt.
Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend.
