Online vergaderen, het is sinds de COVID-19 pandemie bijna niet meer van de (thuis)werkvloer weg te denken. Tijdens de pandemie maakte de wetgever het zelfs tijdelijk mogelijk voor rechtspersonen (NV’s, BV’s, verenigingen, coöperaties en VvE’s) om een volledig digitale algemene vergadering te houden.
Alle rechtspersonen zijn verplicht om jaarlijks een algemene vergadering te houden. Op grond van het Burgerlijk Wetboek is het op dit moment verplicht om deze vergaderingen, in ieder geval gedeeltelijk, fysieke te houden.
Door middel van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid heeft de wetgever tijdens de pandemie mogelijk gemaakt om deze vergaderingen digitaal te houden. Hierin is ook bepaald dat stemmingen tijdens deze digitale vergaderingen rechtsgeldig zijn. Deze wet maakte het mogelijk om de verplichte algemene vergadering ook digitaal te houden. Als iedereen thuis werkt is dat wel zo handig.
Op 1 februari 2023 eindigt deze tijdelijke regeling, maar inmiddels ligt er een wetsvoorstel klaar die de digitale vergadering permanent mogelijk wil maken.
Het wordt daarmee voor leden en aandeelhouders van over de hele wereld mogelijk om te deelnemen aan de (online) algemene vergadering. Deelneming wordt hiermee plaats onafhankelijk.
In het wetsvoorstel zijn wel een aantal voorwaarden opgenomen om digitaal te mogen vergaderen. Aan de volgende voorwaarden moet voldaan zijn:
1. De digitale vergadering vormt zo veel mogelijk een afspiegeling van een fysieke vergadering.
2. De deelnemers participeren ook langs de digitale weg volwaardig.
Bovenstaande voorwaarden betekenen dat digitale deelnemers met beeld en geluid deelnemen, en dat zij hierbij het woord kunnen voeren. Daarnaast moeten de algemene leden- of aandeelhoudersvergadering van te voren instemmen met een digitale vergadering.
Consultatiefase
Het wetsvoorstel is momenteel nog in de consultatiefase. Dit betekent dat iedereen via de website internetconsultatie.nl suggesties kan doen voor verbetering van de betreffende wet- en regelgeving. Na publicatie van de internetconsultatie heb je vier weken de tijd voor een reactie (bron: rijksoverheid.nl).
Mocht u meer willen weten of dit onderwerp of andere onderwerpen binnen het ondernemingsrecht? Wij staan je graag te woord!
